Checklist สิ่งที่ต้องทำ 1 เดือนก่อนถึงวันจัดงานเลี้ยง (ฉบับสมบูรณ์)

การวางแผนจัดงานเลี้ยงล่วงหน้า 1 เดือน คือช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการเตรียมการทุกอย่างให้พร้อมโดยไม่ฉุกละหุกเกินไป แต่ต้องทำอะไรก่อน-หลังบ้าง? เพื่อให้การจัดงานของคุณเป็นเรื่องง่ายและไม่ปวดหัว หรืออ่านเช็คลิสต์จัดงานเลี้ยงฉบับสมบูรณ์ประกอบร่วม รับรองว่างานเลี้ยงของคุณจะออกมาสมบูรณ์แบบและน่าประทับใจอย่างแน่นอน

ช่วง 4 สัปดาห์ก่อนวันงาน: วางรากฐานให้มั่นคง

ขั้นตอนนี้คือการตัดสินใจเรื่องใหญ่ๆ ที่จะเป็นโครงสร้างหลักของงานทั้งหมด

1. กำหนดเป้าหมาย รูปแบบ และธีมของงาน

สิ่งที่ต้องทำ: ตอบคำถามให้ชัดเจนว่างานนี้จัดขึ้นเพื่ออะไร? (เช่น งานเลี้ยงบริษัท, งานวันเกิด, งานรวมรุ่น) เป็นงานแบบเป็นทางการหรือเป็นกันเอง? มีธีมสีหรือการแต่งกายที่ต้องการหรือไม่? การกำหนดสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การตัดสินใจขั้นต่อไปง่ายขึ้น

2. กำหนดงบประมาณเบื้องต้น

สิ่งที่ต้องทำ: ตั้งงบประมาณรวมสำหรับงานเลี้ยงทั้งหมด และแบ่งสัดส่วนคร่าวๆ สำหรับค่าใช้จ่ายหลัก เช่น ค่าสถานที่, ค่าอาหารและเครื่องดื่ม, ค่าความบันเทิง เพื่อให้คุณสามารถควบคุมงบไม่ให้บานปลาย

3. รวบรวมรายชื่อแขก (Guest List)

สิ่งที่ต้องทำ: ลิสต์รายชื่อแขกที่ต้องการเชิญทั้งหมด เพื่อให้ได้จำนวนคนคร่าวๆ ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการเลือกสถานที่และประเมินค่าใช้จ่ายด้านอาหาร

4. เลือกวันและเวลาจัดงาน

สิ่งที่ต้องทำ: กำหนดวันและเวลาที่ชัดเจน โดยอาจจะต้องมีวันสำรอง 1-2 วันเผื่อไว้ในกรณีที่สถานที่ที่ต้องการไม่ว่างในวันแรก

ช่วง 3 สัปดาห์ก่อนวันงาน: จองและยืนยัน

เมื่อมีข้อมูลสำคัญครบแล้ว ก็ถึงเวลาของการจองสิ่งต่างๆ ให้เรียบร้อย

5. สำรวจและจองสถานที่จัดงานเลี้ยง

สิ่งที่ต้องทำ: ค้นหาและเปรียบเทียบสถานที่ที่ตอบโจทย์จำนวนแขกและรูปแบบงานของคุณ พิจารณาเรื่องทำเลที่ตั้ง, ที่จอดรถ, บรรยากาศ และสิ่งอำนวยความสะดวก เมื่อเจอที่ที่ใช่แล้วให้รีบทำการจองทันที!

คำแนะนำจากร้านคัม: ที่ร้านคัม เรามีพื้นที่หลากหลายรองรับทุกรูปแบบงาน ไม่ว่าจะเป็น ห้องจัดเลี้ยงส่วนตัวสำหรับ 50-80 ท่าน, โซน Outdoor ริมบ่อปลาบรรยากาศดี หรือหากต้องการจัดงานใหญ่ก็สามารถเหมาร้านจัดเลี้ยงได้ในราคาสุดคุ้ม

6. ติดต่อประสานงานเรื่องอาหารและเครื่องดื่ม

สิ่งที่ต้องทำ: พูดคุยกับสถานที่จัดงานถึงเมนูอาหารที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นอาหารเซต, บุฟเฟ่ต์ หรือ A La Carte รวมถึงสอบถามเรื่องเมนูสำหรับคนแพ้อาหารและเครื่องดื่มพิเศษต่างๆ

คำแนะนำจากร้านคัม: เรามีบริการจัดเลี้ยงบุฟเฟ่ต์ที่ให้คุณเลือกเมนูได้หลากหลาย พร้อมทีมงานที่สามารถให้คำปรึกษาเพื่อจัดสรรเมนูให้เหมาะสมกับงบประมาณและแขกของคุณได้

7. ส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการ

สิ่งที่ต้องทำ: เมื่อยืนยันวันและสถานที่เรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มส่งการ์ดเชิญหรือข้อความเชิญไปยังแขกทุกคน พร้อมระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น วัน, เวลา, สถานที่, และธีมการแต่งกาย

ช่วง 1-2 สัปดาห์ก่อนวันงาน: เก็บรายละเอียด

เข้าสู่ช่วงโค้งสุดท้าย คือการตรวจสอบและยืนยันรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ให้ครบถ้วน

8. ยืนยันจำนวนแขกที่ตอบรับ (RSVP)

สิ่งที่ต้องทำ: ติดตามและรวบรวมจำนวนแขกที่จะมาร่วมงานทั้งหมด และแจ้งยอดสุดท้ายให้กับสถานที่จัดงานเพื่อที่เขาจะได้เตรียมอาหารและที่นั่งได้เพียงพอ

9. วางแผนกิจกรรมและความบันเทิง

สิ่งที่ต้องทำ: กำหนดลำดับกิจกรรมบนเวที (ถ้ามี), เตรียม Playlist เพลง, หรือกิจกรรมสนุกๆ ที่จะให้แขกได้ร่วมสนุกกัน

คำแนะนำจากร้านคัม: ร้านเรามีดนตรีสดทุกคืนช่วยสร้างบรรยากาศดีๆ ให้กับงานเลี้ยง หรือหากจองห้องจัดเลี้ยงก็สามารถใช้คาราโอเกะและระบบเครื่องเสียงของเราได้เต็มที่

10. ประสานงานกับสถานที่อีกครั้ง

สิ่งที่ต้องทำ: โทรศัพท์เพื่อพูดคุยและยืนยันรายละเอียดทั้งหมดกับผู้จัดการของสถานที่จัดงานอีกครั้งก่อนถึงวันงานจริง เพื่อความมั่นใจว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

เพียงทำตามเช็คลิสต์นี้ การเตรียมงานเลี้ยงล่วงหน้า 1 เดือนของคุณก็จะไม่ใช่เรื่องวุ่นวายอีกต่อไป แต่จะเป็นการวางแผนที่มีระบบและจัดการได้ง่ายดาย หากคุณกำลังมองหาสถานที่จัดงานเลี้ยงในขอนแก่นที่พร้อมเป็นผู้ช่วยและดูแลคุณในทุกขั้นตอน อย่าลืมให้ “ร้านคัม ขอนแก่น” เป็นตัวเลือกอันดับแรกของคุณนะครับ